SharePoint: إدارة مستنداتك بذكاء وأمان

في بيئة العمل الحديثة، تعد إدارة المستندات أمرًا بالغ الأهمية. فكر في عروض الأسعار والفواتير والعقود، وكذلك المذكرات الداخلية. غالبًا ما تكون هذه المستندات منتشرة عبر أجهزة الكمبيوتر أو مرفقات البريد الإلكتروني أو محركات أقراص USB.

ماذا يعني ذلك؟

يؤدي هذا إلى عدم الكفاءة والارتباك وحتى مخاطر الفقدان أو تسرب البيانات. يوفر SharePoint، وهو جزء من Microsoft 365، حلاً ذكيًا لهذا الغرض، خاصةً للشركات الصغيرة والمتوسطة.

ما هو SharePoint بالضبط؟ اعتبره مستودعًا رقميًا ومنصة تعاون. يتم تجميع جميع ملفاتك المهمة بأمان في مكان واحد. يمكن لأي شخص يحتاج إلى الوصول إليها الوصول إليها من أي مكان، طالما أن هناك اتصال بالإنترنت.

نهج عملي

هذا يعني عدم الحاجة إلى البحث اللانهائي عن الإصدار الصحيح من المستند أو انتظار مرفق بريد إلكتروني. علاوة على ذلك، يمكنك التعاون بسهولة مع المستندات؛ يمكن لعدة زملاء العمل على نفس الملف في نفس الوقت، دون فقدان التغييرات.

ماذا يعني هذا لشركة المنشآت الصغيرة والمتوسطة الخاصة بك؟

ما الذي يجب الانتباه إليه؟

• الكفاءة: ابحث عن المستندات على الفور، ووفر الوقت الذي يضيع بخلاف ذلك في البحث.
• التعاون: تعاون بسلاسة مع الزملاء، بغض النظر عن مكان تواجدهم.
• الأمان: مستنداتك محمية ضد الفقدان والوصول غير المصرح به. تتولى Microsoft مسؤولية الأمان، وهو أمر لا يتطلب منك الكثير من العناية.
• التحكم: تتبع من قام بتغيير ماذا ومتى، ومن يُسمح له برؤية أي مستند.
• التوفير في التكاليف: على الرغم من وجود تكاليف مرتبطة باشتراكات Microsoft 365، إلا أن توفير الوقت وتجنب الأخطاء يمكن أن يكون أكثر فائدة على المدى الطويل مقارنة بطريقة العمل الحالية.

تستخدم العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة بالفعل Microsoft 365 لبرامج البريد الإلكتروني و Office الخاصة بها. غالبًا ما يكون SharePoint مدرجًا بالفعل. الاستفادة من هذه الوظيفة هي خطوة منطقية لتبسيط عمليات شركتك.

الخلاصة

من أين تبدأ؟ نحن في Assist2go يسعدنا مساعدتك في إعداد بيئة SharePoint الخاصة بك، بحيث تتناسب تمامًا مع احتياجات شركتك. من إعداد الهيكل إلى تدريب موظفيك؛ نضمن لك تجربة المزايا على الفور.

هل ترغب في معرفة المزيد؟ اكتشف أيضًا كيف يمكن لـ Assist2go المساعدة في تقديم خدمة تكنولوجيا المعلومات المناسبة لشركتك.